Cách sử dụng thanh thước Ruler trong Word

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản được đông đảo người dùng lựa chọn, bởi cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể nhập công thức toán học, vẽ biểu đồ, chèn hình ảnh, video, nhúng link… vô cùng nhanh chóng, thuận tiện.

• Tải Microsoft Office 2007
• Tải Microsoft Office 2010
• Download Microsoft Office 2013
• Download Office 2016

Đặc biệt, còn cung cấp cho người dùng thanh thước (Ruler) giúp căn chỉnh lề, thụt đầu dòng, thậm chí còn giữ cho mọi thứ thẳng hàng nhờ điểm dừng tab. Thanh thước này vô cùng hữu ích, thuận tiện giúp căn chỉnh văn bản nhanh chóng hơn bao giờ hết. Mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây để tận dụng hết “sức mạnh” mà thanh thước này đem lại:

Hướng dẫn kích hoạt thanh thước Ruler trên Word

Đầu tiên, bạn phải để ở chế độ xem Print Layout, rồi chuyển sang thẻ View.

Sau đó, tích chọn vào ô Ruler để kích hoạt thước căn chỉnh lề.

Lưu ý: Cây thước gồm 2 thành phần, thước ngang (Horizontal Ruler) có thể hiển thị trong cả 2 chế độ Web Layout và Draft, nhưng thước dọc (Vertical Ruler) thì không.

Hướng dẫn sử dụng thanh thước căn lề trong Word

Thiết lập khoảng cách lề trên thước

Khoảng cách lề trên thước được hiển thị với 2 màu trắng và xám:

• Vùng màu xám ở 2 đầu thước chính là lề mà bạn đã thiết lập.
• Vùng màu trắng là vùng hoạt động, nơi chứa văn bản.

Vùng màu xám bắt đầu bằng con số chỉ khoảng cách lề mà bạn đã chỉnh trong Page Setup trở về 0, sau đó bắt đầu lại từ 0 ở vùng màu trắng. Bạn có thể thiết lập đơn vị inch hoặc cm bằng cách vào File > Options > Advanced > Show Measurements In Units Of để thay đổi.

Lưu ý: Đơn vị này sẽ áp dụng cho toàn bộ những tính năng đo lường khác trong Word nhé.

Bạn hoàn toàn có thể căn chỉnh khoảng cách lề trực tiếp trên thanh thước này bằng cách: Rê chuột vào giữa vùng thước màu xám và trắng tại lề muốn chỉnh, rồi kéo sang trái hoặc phải (lên hoặc xuống).

Với thiết lập mặc định cỡ giấy 8,5 x 11 inch của Word, thước ngang bắt đầu từ số 1 (lề 1 inch), sau đó trở về 0 khi đã hết lề trái, tiếp tục chạy đến 7,5 cho vùng ngang còn lại. Với thước dọc cũng tương tự bắt đầu từ 1 cho lề 1 inch, trở về 0 khi hết lề rồi chạy đến 10 cho vùng dọc còn lại.

Thiết lập thụt đầu dòng trên thước

Trên thước có 1 cục gồm 2 hình tam giác chụm đầu vào nhau và 1 hình chữ nhật, có nhiệm vụ kiểm soát việc thụt đầu dòng cho các đoạn văn bản riêng lẻ. Chỉ cần nhấn chuột vào đoạn văn bản (Nhấn Ctrl để chọn nhiều đoạn hoặc Ctrl + A để chọn cả tài liệu), rồi kéo để chỉnh.

Cục chỉnh lớn này có 3 cục nhỏ, đảm nhận nhiệm vụ như sau:

• Kéo cục hình chữ nhật dưới cùng: Sẽ chỉnh thụt đầu dòng (canh lề trái) cho cả đoạn văn bản. Khi kéo cục đó, 2 cục còn lại cũng di chuyển theo.

• Kéo cục tam giác ở giữa: Sẽ thụt đầu dòng (canh lề trái) cho tất cả các dòng trong đoạn trừ dòng đầu tiên.

• Kéo cục tam giác trên cùng: Sẽ thụt đầu dòng (canh lề trái) cho dòng đầu tiên trong đoạn.

Còn cục màu trắng ở ngoài cùng bên phải, thì kéo nó để canh lề phải cho cả đoạn văn.

Thêm điểm dừng tab (Tab Stop)

Mặc định trong một tài liệu Word sẽ không có điểm tab nào, mỗi khi nhấn tab con trỏ sẽ tiến tới 8 ký tự. Đặt điểm dừng tab sẽ giúp bạn sắp xếp cũng như kiểm soát văn bản tốt hơn. Nhìn sang góc trên bên trái ngoài cùng của tài liệu (ngay trên thước dọc), bạn sẽ thấy nút Tab Stop.

Nhấn vào nút để tùy chỉnh điểm dừng tab mà bạn sẽ đặt, mỗi lần nhấn là 1 kiểu Tab Stop khác nhau:

• Trái (Left): Văn bản được canh lề trái bắt đầu từ điểm dừng tab được đặt.
• Giữa (Center): Văn bản được canh giữa xung quanh điểm dừng tab được đặt.
• Phải (Right): Văn bản được canh phải, kết thúc tại điểm dừng tab được đặt.
• Số thập phân (Decimal): Sắp xếp các số thập phân thẳng hàng với nhau, rất phù hợp nếu cần thống kê với nhiều con số.
• Bar Tab: Kiểu tab này không tạo điểm dừng tab thực sự, mà sẽ thêm một đường thẳng tại nơi được đặt. Có thể dùng để chia cột dọc trong các trường hợp không cần kẻ bảng.

Truy cập Page Setup

Nhấn đúp chuột vào bất kỳ vùng trống (màu xám) trên thước để mở cửa sổ Page Setup, bạn cũng có thể mở Page Setup từ thẻ Layout trên Ribbon.

Cửa sổ Page Setup xuất hiện, ở thẻ Margins bạn có thể thiết lập bố cục cho trang văn bản:

• Margins: Cho phép chỉnh lề trên, dưới, trái, phải.
• Gutter: Là phần chừa ra để đóng gáy cho tài liệu, mặc định được để trống.
• Orientation: chọn hướng giấy dọc hoặc ngang.

Còn thẻ Paper cho phép điều chỉnh kích thước và khổ giấy cho phù hợp. Hầu hết thiết lập Paper Size (cỡ giấy) mặc định trong Word là Letter (cho giấy in Mỹ) với kích thước 215,9 x 279,4mm.

Mẹo nhỏ khi sử dụng thanh thước kẻ Ruler trên Word

• Khi đang duyệt qua các kiểu dừng tab mà không biết nó có ý nghĩa gì, chỉ cần rê chuột ra ngoài rồi đưa lại vào để hộp thoại mô tả hiện ra.

• Để chèn một Tab Stop, chỉ cần click chuột vào nơi muốn đặt trên vùng trắng của thước ngang. Biểu tượng Tab Stop sẽ xuất hiện, cho bạn biết mỗi lần nhấn phím Tab thì con trỏ sẽ chạy đến nơi gần nhất có biểu tượng đó.

• Bạn có thể thêm nhiều Tab Stop khác nhau và kéo chuột để di chuyển chúng. Thậm chí, có thể nháy đúp chuột vào bất kỳ Tab Stop nào để thiết lập chúng theo ý muốn.

• Để xóa một Tab Stop, kéo thả nó ra khỏi thước.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các bạn căn chỉnh văn bản nhanh chóng, thuận tiện hơn nhờ cây thước Ruler này. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng phím tắt để soạn thảo, cũng như căn chỉnh văn bản nhanh hơn.

Chúc các bạn thực hiện thành công!