12 mẹo giúp việc họp và làm việc trực tuyến hiệu quả hơn trong mùa dịch

Vì diễn biến phức tạp của dịch COVID-19, đã có nhiều công ty khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà. Với một số người khi làm việc từ xa là khái niệm mới và cần phải làm quen với nó. Cùng Thptlequydontranyenyenbai.edu.vn tham khảo một số mẹo để làm việc từ xa hiệu quả nhé!

 

Chuẩn bị sẵn kế hoạch, lịch trình họp

Lập ra một kế hoạch cũng như lịch trình họp cụ thể sẽ giúp người tham dự biết những gì sẽ diễn ra khi họp, và khi đó họ sẽ có sự chuẩn bị về nội dung một cách chỉn chu hơn để trình bày ý kiến với các nhà lãnh đạo.

Nếu bạn là host (người chủ trì), hãy đảm bảo an toàn cho cuộc họp, tìm hiểu các nền tảng họp trực tuyến để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất cho cuộc họp của công ty mình. Đây cũng là dịp các nhà lãnh đạo thể hiện tài quản lý, khả năng lắng nghe và giao tiếp với nhân viên trong cuộc họp hiệu quả hơn.

 Kiểm tra thiết bị, đường truyền mạng trước khi họp

Đừng đợi đến vài phút trước khi cuộc họp rồi mới đăng nhập, mà bạn cần kiểm tra các thiết bị trước đó khoảng 10 – 15 phút. Chẳng hạn:

Trên điện thoại:

• Đường truyền Internet đủ mạnh.
• Không bị can thiệp bởi các ứng dụng khác khi đang vào họp.
• Không bật quá nhiều ứng dụng dễ khiến việc máy quá tải và tự thoát ứng dụng họp trực tuyến.
• Chuẩn bị sẵn các thiết bị bổ trợ như tai nghe phòng trường hợp tiếng phát ra trên điện thoại quá nhỏ.

Trên laptop:

• Đường truyền Internet đủ mạnh.
• Đảm bảo máy ảnh hoạt động (hoặc không được che) nếu cuộc họp cần lấy ảnh.
• Chắc chắn rằng loa/tai nghe hoạt động.
• Đảm bảo micro hoạt động.

 Chọn địa điểm yên tĩnh, phù hợp để họp, làm việc

Nên chọn một địa điểm thật yên tĩnh để tham gia vào cuộc họp và làm việc, vì ở nơi yên tĩnh giúp bạn dễ dàng tập trung và theo dõi cuộc họp hơn, đồng thời có thể thoải mái trình bày ý kiến, quan điểm của mình.

Nếu ở nơi quá ồn ào, tạp âm sẽ khiến bạn không thể tập trung vào cuộc họp, không chỉ vậy, chúng còn ảnh hưởng đến những người tham gia buổi họp vì âm thanh xung quanh sẽ bị thu vào, gây nhiễu.

Đảm bảo có mặt đúng giờ

Vì ở khoảng cách xa nhau nên việc có mặt vào buổi họp online đúng giờ là điều rất quan trọng, vì nếu bạn tham gia vào buổi họp trễ thì sẽ bỏ lỡ một số thông tin quan trọng cần được theo dõi, cũng như gây ảnh hưởng đến thời gian họp của mọi người.

Có mặt đúng giờ không chỉ giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ mà còn giúp bạn gây ấn tượng tốt đẹp đối với cấp trên, đồng nghiệp, thể hiện bạn là một người có nguyên tắc.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên tuân thủ giờ giấc khi làm việc, thường xuyên kiểm tra tin nhắn đề phản hồi kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của đội nhóm nhé!

Kiểm soát thời gian nói, ưu tiên nội dung quan trọng khi họp

Bạn nên kiểm soát thời gian nói của mình một cách hợp lý và ưu tiên nội dung quan trọng, tránh lan man dài dòng làm cho mọi người tham gia cuộc họp trở nên chán nản. Bởi vậy, mỗi người chỉ nên nói về những gì có liên quan đến cuộc họp và đảm bảo vẫn truyền tải đủ nội dung sau mỗi buổi họp.

Điều này giúp bạn trở thành một người có sự chuyên nghiệp trong công việc, luyện tập khả năng thuyết trình cô đọng, súc tích và hấp dẫn hơn.

Không tự ý rời/vào cuộc họp

Nên đảm bảo luôn luôn theo dõi nội dung buổi họp và luôn trực tiếp tham gia họp, tránh trường hợp tự ý rời họp vì điều này sẽ khiến bạn không theo dõi đủ thông tin buổi họp, làm phiền nhiều người khác.

Chẳng hạn khi thấy hình ảnh video của bạn bị mất hoặc chen ngang nhiều lần trên màn hình thì mọi người sẽ cảm thấy không được tôn trọng khi họp, đồng thời có ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp của bạn.

Một mẹo cho bạn khi họp online là không nên bật quá nhiều tác vụ cho thiết bị, tránh tình trạng máy quá tải bị treo và tự thoát ứng dụng họp của bạn nhé!

 Không làm việc riêng trong lúc họp

Để đảm bảo nắm bắt được thông tinchính xác và trôi chảy nhất về việc xử lý các hợp đồng cũng như dịch vụ với khách hàng theo kế hoạch thì trong lúc họp bạn không nên làm việc riêng mà phải ưu tiên cho cuộc họp đang diễn ra.

Sự tập trung hoàn toàn vào cuộc họp không chỉ giúp bạn hiểu rõ nội dung họp mà còn thể hiện sự nhiệt tình, tâm huyết của mình đối với công việc.

 Nói tên mình trước khi phát biểu

Để có thể quản lý thông tin nội bộ, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng, tăng cường tương tác giữa các cá nhân, bộ phận trong công ty, thì khi phát biểu ý kiến bạn nên nêu tên mình trước khi nói cho mọi người chú ý và nhớ rõ hơn.

Ngoài ra, nói tên mình trước khi phát biểu là một hành động thể hiện sự chuyên nghiệp và thích ứng anh khi làm việc trực tuyến. Một lưu ý nhỏ cho bạn là hãy chú ý bật micro trước khi phát biểu nhé!

Tắt micro khi không cần nói chuyện

Họp trực tuyến dễ dàng triển khai trên quy mô lớn, hỗ trợ chia sẻ nội dung và mọi người sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, bởi vậy bạn nên tắt micro khi không cần nói chuyện và theo dõi buổi họp xuyên suốt để tránh ảnh hưởng đến mọi người khi đang họp.

Nếu để micro của bạn hoạt động trong khi không cần thiết, những tạp âm xung quanh bạn sẽ gây khó chịu cho những người tham gia cuộc họp.

 Sử dụng chức năng chat hợp lý

Sử dụng chức năng chat hợp lý là một trong những điều mà bạn nên chú ý khi tham gia vào một cuộc họp trực tuyến. Bạn và những người đồng nghiệp của mình nên đặt ra nguyên tắc sử dụng chức năng chat phù hợp với tình chất cuộc họp và hoàn cảnh của mỗi người.

Nếu không có sự thống nhất trong việc sử dụng chức năng chat hay dùng micro, mọi người sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin trong cuộc họp. 

Đề cao sự tương tác

Nếu bạn là người lãnh đạo, bạn nên tạo nhiều cơ hội để nhân viên của mình có thể tương tác qua lại, cho ý kiến và phản biện để cuộc họp diễn ra sôi nổi và hiệu quả hơn. Đồng thời, nhân viên cũng phải biết chủ động trong công việc, không trốn tránh, đảm bảo mọi người đều tham gia phát triển nội dung cuộc họp. 

Ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần

Một trong những ưu điểm của việc họp trực tuyến đó là bạn có thể ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần bằng các chức năng sẵn có trên máy tính, điện thoại. Bản lưu trữ này có thể giúp bạn rà soát thông tin, phục vụ cho việc nghiên cứu hiệu quả hơn trong công việc.

Đồng thời, ghi lại nội dung cuộc họp giúp bạn chủ động trong công việc, bên cạnh đó bạn còn có thể chia sẻ các thông tin quan trọng đến những đồng nghiệp bỏ lỡ cuộc họp.

Nếu ngại ghi lại cuộc họp vì bộ nhớ của máy không đủ, bạn có thể ghi lại nội dung bằng phần mềm soạn thảo văn bản, ứng dụng ghi chú trên thiết bị điện tử như laptop, máy tính bảng, điện thoại,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể viết nội dung vào một cuốn sổ, tập giấy,… theo cách truyền thống.

Hi vọng với những mẹo nhỏ bên trên sẽ giúp bạn chuẩn bị được buổi họp trực tuyến tại nhà một cách dễ dàng và an toàn nhất nhé!